Vi tar säkerhet och integritet på största allvar!
I samband med att den nya dataskyddförordningen träder i kraft har vi de senaste månaderna sett över rutiner och också erbjudit våra kunder en ny portal för överföring av adressfiler och vi har också tagit fram en mall för biträdesavtal som våra kunder kan använda sig av.
Den nya portalen säkerställer både krypterad överföring och att filer skickas från rätt person eller personer. Detta förenklar både kundernas och vårt jobb och vi har fått mycket god feedback av våra kunder. Vi säkerställer samtidigt att alla adressfiler raderas 30 dagar efter användning om inte annat avtalats mellan oss och kund! Bra, eller hur?
V-TAB och VTD:s uppdaterade integritetspolicy.
V-TAB värnar om den personliga integriteten
Alla kunder ska känna sig trygga när de anförtror V-TAB sina personuppgifter. V-TAB följer lagar för att skydda den personliga integriteten samt interna regler för den praktiska hanteringen.
V-TAB behandlar personuppgifter endast för särskilda och uttryckligt angivna ändamål. Allt syftar till att ge kunder och anställda bättre service.
Marknadsföring
Information som lämnats till V-TAB kan användas för att, genom direkt marknadsföring, kunna lämna bättre och mer personlig information och bättre service till sina kunder och anställda.
Insamling av personuppgifter
V-TAB samlar in personuppgifter om kunder och anställda huvudsakligen genom anställningsavtal och offerter/avtal men även information i samband med utförandet av de tjänster vi erbjuder då dessa uppgifter är nödvändiga för att kunna utföra dessa tjänster.
Samtycke
I de fall där så krävs eller annars är lämpligt erhåller V-TAB samtycke från kunder och anställda innan behandlingen av personuppgifter påbörjas. Kunden har rätt att återkalla ett lämnat samtycke. V-TAB kommer i så fall inte att behandla ytterligare personuppgifter eller att uppdatera tidigare lämnade personuppgifter om kunden, om samtycke är en förutsättning för behandling av personuppgifterna. Likaså har en anställd rätt att återkalla ett samtycke i samband med upphörande av anställning i företaget.
Information om personuppgifterna
Alla anställda får information om vilka personuppgifter som företaget hanterar och för kunder hanteras endast de uppgifter som kunden själv försett oss med och som är en förutsättning för att utföra det uppdrag som kunden önskar.
Begäran om information om behandlingen av personuppgifter görs till HR-chef via mail eller telefon. Kontaktuppgifter finns på V-TAB:s hemsida.
Tillgång till personuppgifterna
Inom V-TAB ska så få som möjligt ha tillgång till anställdas och kunders personuppgifter.
Uppgifter som registreras hos V-TAB AB kan i begränsad utsträckning komma att lämnas ut till andra bolag inom V-TAB-koncernen för särskilt angivna ändamål, till exempel för att fullfölja av kund begärt uppdrag.
V-TAB har även avtal med bolag som behandlar personuppgifter för V-TAB:s räkning. Dessa avtal innehåller bestämmelser om sekretess och säkerhet vid behandling av personuppgifter. Det är vidare alltid V-TAB som ansvarar för behandlingen och kunden kan vända sig till V-TAB med frågor om behandlingen.
Gallring
Personuppgifter bevaras endast så länge som det finns behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för. Således gallras uppgifterna i ett kundregister när ett kundförhållande har upphört. Uppgifterna kan dock behöva sparas för annat ändamål, till exempel för bokföringsändamål.
Säkerhet
De uppgifter som anförtros V-TAB behandlas på ett betryggande sätt. Endast ett begränsat antal personer med särskild behörighet har tillgång till uppgifterna och skydd finns både mot intrång och förstöring av uppgifterna.
Personuppgifterna överförs inte till någon utanför V-TAB, i annat fall än de som har angivits ovan under rubriken ”Tillgång till personuppgifterna”.